Warum We-World? Die aktuell pandemischen Lage führt reihenweise zu kurzfristigen Absagen von Veranstaltungen. Was gestern noch galt, kann morgen schon verworfen sein. Das fordert ein Umdenken in den Planungen solcher Veranstaltungen. Die beste aller Alternativen ist dabei auf virtuelle Treffen umzustellen. Für viele ist das ein Wermutstropfen und für andere wiederum eine Möglichkeit, das Konzept des bisherigen Veranstaltungswesens neu zu überdenken.
Getreu unseren Prinzipien haben auch wir uns dieser Unsicherheit angenommen und den Versuch gewagt, das Neue zu gestalten und etwas Spannendes daraus zu machen. Es fing alles mit dem Vorhaben an, uns auf einer Messe in Essen mit einem Stand zu präsentieren. Bereits einige Wochen vorher zeichnete sich ab, dass basierend auf den aktuellen Fallzahlen die Unsicherheit steigt. Somit haben wir bereits da angefangen unseren Stand und unser Programm so zu planen, dass es auch in der digitalen Welt abgebildet werden konnte. Schließlich war es so weit und die Messe wurde einen Monat vor dem Beginn abgesagt.
Was nun? Eine Entscheidung musste her, wie wir mit dieser Veränderung umgehen wollen. Alles abzusagen würde bedeutet viel Arbeit umsonst getan zu haben. Alles 1:1 in ein digitales Format zu überführen, wäre den Möglichkeiten der digitalen Welt und die Anforderungen an ein virtuelles Format nicht gerecht geworden. Also beschlossen wir ein neues Konzept für die virtuelle Veranstaltung Welt zu entwerfen, das zum einen die Vorteile im Digitalen nutzt und zum anderen sich von vielen bestehenden virtuellen Formaten abhebt. Mit Hilfe von Fragen haben wir versucht unvoreingenommen neu zu denken. Welche Möglichkeiten gibt es im Digitalen? Was haben wir noch nie gemacht aber würden es gerne ausprobieren? Welcher Grundgedanke steckt hinter Veranstaltungen und wie könnten wir neue Wege ergründen, um dieses Ziel zu erreichen.
Damit war die Idee von unserer We-World 2022 als virtuelles Confestival geboren – 50 % Konferenz & 50% Festival.
Das Thema der We-World war in diesem Jahr die Lernfreude – Erfolgsfaktor für zukunftsfähige Organisationen. Unser gemeinsames Ziel war es, eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren, die einen Raum für Inspiration, Austausch und gemeinsames Lernen bietet. Dabei wollten wir für de Teilnehmenden einen Rahmen schaffen, in dem wir gemeinsam neue Ansätze und Möglichkeiten finden, wie wir die Lernfreude in Ihrer Organisation steigern können. Dabei wollten wir jedoch nur in gewissermaßen konkrete Antworten liefern, sondern vielmehr die Teilnehmenden dazu anleiten, durch den gemeinsamen Austausch mit neuen Antworten hervorzukommen. Wir wollten ein Rahmen schaffen, um voneinander und miteinander zu lernen. Da die Möglichkeiten der Ausgestaltung des Miteinanders in einer virtuellen Veranstaltung limitierter sind, rückt bei vielen Veranstaltungen der Inhalt auf einmal sehr stark in den Mittelpunkt. Doch ist das wirklich so? Gibt es nicht auch Wege im Digitalen das persönliche hervorzuheben, Verbindungen unter den Teilnehmenden zu schaffen und Begeisterung durch eine Stimmung zu kreieren? Unsere Antwort nach der Veranstaltung lautet ganz klar “Ja das geht.”
Doch zunächst mal einen Blick auf die Herausforderungen denen wir bei diesem Event begegnet sind: Eine virtuelle Veranstaltung braucht mindestens die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit bei der Planung wie eine reale Veranstaltung. Uns war früh klar, dass die Planbarkeit der Anzahl der Teilnehmenden bei virtuellen Veranstaltungen viel schwerer vorhersehbar ist. Schließlich gibt es mittlerweile ein Überangebot an Möglichkeiten an virtuellen Veranstaltungen und die Hemmschwelle doch nicht teilzunehmen, weil sich in der Zwischenzeit neue Möglichkeiten aufgetan haben, ist extrem gering.
Die Entscheidung, das Event kostenlos anzubieten, hat diese Variable mit Sicherheit befeuert, aber gleichzeitig auch vielen einen Zugang verschaffen, die sonst ferngeblieben wären. An dieser Stelle ist die entscheidende Frage, wozu macht man selbst diese Veranstaltung. Für uns stand das Experimentieren, Ausprobieren und Lernen im Vordergrund, weshalb wir von den monetären Zielen Abstand genommen haben.
Ein großer positiver Aspekt ist, dass sich durch unser digitales Event, Speaker und andere Teilnehmer*innen über digitale Vernetzungen noch einfacher und schneller kennenlernen konnten. Die Hürde, sich an dem Format zu beteiligen oder eine Frage zu stellen, ist wesentlich kleiner. Schließlich sitzen um einen herum ja nicht hunderte von Leuten, sondern man sieht nur einen Teil davon auf einem Bildschirm. Der interaktive Modus war uns für die We-World besonders wichtig. Schließlich entsteht der größte Lernraum, wenn man eigene Erfahrungen machen kann, anstatt sich nur passiv berieseln zu lassen. Doch wie schafft man es Menschen im digitalen mehr miteinander interagieren zu lassen, den Austausch zu fördern und gemeinsam zu gestalten? Als Antwort auf diese Fragen haben wir uns dazu entschieden, ein Miroboard (digitales Whiteboard) als sichtbare Interaktionsfläche hinzuzuziehen. Dieses Miroboard war unser digitales Festivalgelände, auf dem die Teilnehmenden sich austoben, mitgestalten und mitmachen könnten. Dafür haben wir das Miroboard vorher gut strukturiert und in einzelne Bereiche unterteilt.
So gab es zu jeder Session auch einen Bereich, in dem Fragen gestellt werden und wir gemeinsam unsere Erkenntnisse und Learnings teilen konnten. So haben wir eine Möglichkeit geschaffen, den Perspektiven aller Teilnehmenden innerhalb einer Session einen Raum zu geben und sie direkt zu integrieren. Doch das war uns nicht genug. Da Lernprozesse stets selbstbestimmte Prozesse sein sollten, wollten wir zu dem kuratierten Programm aus der Konferenz, ein noch freieren Raum zum Austausch und gemeinsamen Lernen schaffen. Hierfür haben wir das Barcamp ins Leben gerufen, in dem Teilnehmende durch Coaches angeleitet werden, eigene kleine Barcamp Sessions zu gestalten und sich dabei über ein oder mehrere Themen gemeinsam auszutauschen.
All diese Features und Angebote, die wir für die Teilnehmenden damit gestaltet haben, sind auf großen Anklang gestoßen. Besonders beeindruckt waren Teilnehmende von der Strukturierung und Ausgestaltung des digitalen Festivalgeländes. „Mit welcher Liebe zum Detail und Raffinesse ihr das Miroboard gestaltet habt, ist wirklich sehr beeindruckend”, wurde uns bereits mehrfach kurz nach Veranstaltungsbeginn als Feedback mitgegeben. Wer jetzt noch einmal auf dem Miro-Board vorbeischauen will, kann das unter folgendem Link tun:
https://miro.com/app/board/uXjVOUv6iok=/?invite_link_id=206135492242
